Qué son las KPIs y por qué son importantes

Las KPIs, o Indicadores Clave de Rendimiento, son métricas utilizadas para medir el desempeño y éxito de una empresa. Son herramientas vitales que permiten a los líderes de negocios tener una visión clara de cómo se está desempeñando la empresa en un momento dado.

Las KPIs son importantes porque nos ayudan a identificar los éxitos y fracasos de la empresa, así como a medir el logro de los objetivos estratégicos establecidos por la alta dirección. Con ellas, podemos medir la productividad de los empleados, el rendimiento de los procesos, la satisfacción de los clientes y la salud financiera y operativa de la empresa.

La importancia de las KPIs radica en que nos permiten establecer metas y objetivos, tomar decisiones estratégicas y realizar ajustes regulares para mejorar el desempeño de la empresa. Al tener una visión clara de los datos, podemos tomar acciones correctivas y optimizar nuestros recursos para alcanzar mejores resultados.

Algunos ejemplos de KPIs comunes incluyen el porcentaje de crecimiento de ventas, la tasa de retención de clientes, el nivel de satisfacción del cliente, el costo de adquisición del cliente y el retorno de la inversión. Estas métricas nos dan una idea clara de cómo se está desempeñando la empresa en áreas clave y nos ayudan a identificar áreas de mejora.

Cuáles son los tipos de KPIs

Los KPIs, o Indicadores Clave de Desempeño, son una herramienta fundamental para medir el éxito y el rendimiento en diferentes áreas de una empresa. Existen varios tipos de KPIs que se utilizan en distintos departamentos y sectores de negocio. A continuación, se mencionan los principales tipos de KPIs y algunos ejemplos de cada uno:

• 1. KPI de ventas: Este tipo de KPI se enfoca en medir el desempeño de las ventas de una empresa. Algunos ejemplos de KPIs de ventas incluyen el volumen de ventas en un periodo determinado, la captación de nuevos clientes y la tasa de tratos cerrados.
• 2. KPI de marketing: Los KPIs de marketing miden el desempeño de las estrategias y acciones de marketing de una empresa. Algunos ejemplos de KPIs de marketing son la tasa de conversión (cuando se trata de que las personas realicen acciones), la tasa de conversión MQL a SQL, el retorno de la inversión y el rendimiento de palabras clave.
• 3. KPI financieros: Estos KPIs se utilizan para evaluar el desempeño financiero de una empresa. Algunos ejemplos de KPIs financieros incluyen el margen de utilidad bruto, el margen de ganancias, el flujo de caja, el rendimiento sobre el capital empleado y la conversión de efectivo.
• 4. KPI de logística: Los KPIs de logística se centran en medir el desempeño de las operaciones logísticas de una empresa. Algunos ejemplos de KPIs de logística son el costo por conductor, la tasa de entregas a tiempo, la rotación de existencia en inventario y el tiempo de espera de la orden.
• 5. KPI de producción: Estos KPIs se utilizan para evaluar la eficiencia y productividad del proceso de producción de una empresa. Algunos ejemplos de KPIs de producción incluyen el tiempo de producción, el material utilizado, la cantidad producida, el rendimiento de una máquina y el tiempo de transición.
• 6. KPI de recursos humanos: Los KPIs de recursos humanos miden el desempeño y la eficacia del departamento de recursos humanos en una empresa. Algunos ejemplos de KPIs de recursos humanos incluyen la rotación de personal, el número de horas extra, el tiempo que se tarda en encontrar el perfil adecuado para una vacante, la tasa de promoción interna y el tiempo promedio por empleado.
• 7. KPI de calidad: Estos KPIs se utilizan para medir y mejorar la calidad de los productos o servicios de una empresa. Algunos ejemplos de KPIs de calidad son el número de fallos, los costes de calidad, las interrupciones forzadas, el porcentaje de defectos y la seguridad de producción.

Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de KPIs que se utilizan en las empresas. Cada tipo de KPI tiene su importancia y se utiliza para evaluar el desempeño en áreas específicas de una organización. La elección de los KPIs correctos dependerá de los objetivos y las necesidades de cada empresa.

Cómo calcular las KPIs

Cuando se trata de calcular las KPIs, es necesario utilizar una herramienta de definición de KPI que nos permita configurar el cálculo de un valor de KPI aplicando una función de agregación a una propiedad específica de origen de datos. Esta herramienta nos ofrece diversas opciones para personalizar el cálculo de nuestras KPIs de acuerdo a nuestras necesidades.

En la herramienta de definición de KPI, encontraremos la pestaña “Cálculo“, donde podremos seleccionar el tipo de cálculo que deseamos realizar. Podemos elegir entre varios tipos de cálculo, pero en este caso nos enfocaremos en el cálculo agregado. Esto significa que aplicaremos una función de agregado a los datos de origen, seleccionando una propiedad específica.

Además, la herramienta nos permite agregar filtros de tiempo, filtros de datos y filtros de área. Estos filtros nos ayudarán a refinar los elementos de datos que se utilizarán en el cálculo de los valores KPI. Por ejemplo, podemos filtrar los datos de acuerdo al tiempo, seleccionando el tipo de periodo en el que queremos calcular la KPI y configurando los valores de tiempo restantes.

Una vez que hayamos configurado todos los parámetros y filtros necesarios, es importante guardar los valores del cálculo KPI. De esta manera, podremos acceder a ellos en cualquier momento y mantener un registro de nuestras KPIs. Recuerda que calcular las KPIs nos brinda una visión más clara y precisa de nuestro desempeño, ayudándonos a tomar decisiones basadas en datos.

KPIs más utilizadas en México

Las KPIs más utilizadas en México son indicadores clave que permiten medir el desempeño y la eficacia de las estrategias de ventas y marketing de las empresas. Estas métricas son fundamentales para tomar decisiones informadas y mejorar los resultados en el mercado mexicano.

• 1. Volumen de oportunidades: Esta métrica es esencial para dimensionar las metas establecidas en un período determinado. El seguimiento cercano del número de oportunidades de venta que surgen semanalmente permite a las empresas evaluar la efectividad de sus estrategias y ajustarlas según sea necesario.
• 2. Facturación total en el período / Total de ventas realizadas en el período: Este indicador muestra el valor generado por las ventas y brinda información valiosa sobre el perfil de los consumidores en México. Permite a las empresas analizar el rendimiento de sus productos o servicios y adecuar sus estrategias en función de las preferencias y necesidades del mercado.
• 3. Inversión total en conversión en el período / Total de nuevos clientes en el período: Este KPI representa el costo medio de la conversión de leads en clientes y se utiliza en conjunto con otros indicadores para evaluar el valor agregado por los clientes. En el contexto mexicano, es fundamental comprender el retorno de inversión y optimizar los esfuerzos para captar y retener a los clientes.

Estos son solo algunos ejemplos de las KPIs más utilizadas en México. Cada empresa puede adaptar y seleccionar los indicadores que mejor se ajusten a sus objetivos estratégicos. Es crucial realizar reuniones periódicas entre el equipo de ventas y el equipo de marketing para mantener los KPIs actualizados y utilizar los informes de desempeño para tomar decisiones informadas y mejorar continuamente.

Cómo se utilizan las KPIs en México

Las KPIs, siglas de “indicadores clave de rendimiento” en inglés, son métricas cuantitativas utilizadas para medir el progreso de un equipo o empresa hacia sus objetivos empresariales más importantes. En México, al igual que en otros lugares, las KPIs se utilizan en varios niveles, ya sea para toda la empresa, para equipos específicos o para individuos, dependiendo de las métricas que se deseen seguir.

Un buen KPI debe ser específico, medible y cuantificable. Su propósito es brindar una imagen clara de lo que se quiere lograr, cuándo y cómo se medirá ese logro. Ejemplos de KPIs en una empresa podrían ser aumentar el puntaje de lealtad de los clientes (NPS) en dos puntos en el año fiscal 2021 o aumentar el tráfico del sitio web a 25,000 visitas en el segundo trimestre.

En México, diferentes industrias utilizan las KPIs para evaluar su desempeño y tomar decisiones estratégicas. Algunos ejemplos de métricas de negocio utilizadas en el país incluyen:

• Ingreso recurrente anual (ARR): Esta métrica se utiliza para medir los ingresos generados de manera predecible a lo largo de un año. Es útil para empresas con servicios o productos de suscripción.
• Puntaje de lealtad de los clientes (NPS): Esta métrica se utiliza para medir el grado de satisfacción y lealtad de los clientes. Es una forma de evaluar la calidad del servicio o producto ofrecido.
• Costo de adquisición de clientes (CAC): Esta métrica se utiliza para calcular el costo promedio de adquirir un nuevo cliente. Es significativo para evaluar la eficacia de las estrategias de marketing y ventas de una empresa.

Estas son solo algunas de las muchas métricas utilizadas en México para evaluar el rendimiento empresarial. Las KPIs brindan una forma objetiva de medir el progreso hacia los objetivos comerciales, permitiendo a las empresas identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas para lograr el éxito.

Beneficios de utilizar KPIs en negocios

Los KPIs, o Indicadores Clave de Desempeño, son herramientas fundamentales en el ámbito empresarial. Su utilización aporta múltiples beneficios que ayudan a evaluar, mejorar y agilizar diferentes aspectos de un negocio.

• 1. Proporcionan la información necesaria para evaluar cada etapa del proceso. Los KPIs permiten medir y analizar el desempeño de una empresa en diferentes áreas, desde las ventas hasta la productividad del personal. Al proporcionar datos precisos y actualizados, facilitan la evaluación de cada etapa del proceso y brindan una visión clara de los puntos fuertes y débiles de la organización.
• 2. Mejoran la precisión en la toma de decisiones. Gracias a los KPIs, los empresarios pueden contar con información confiable y cuantificable para tomar decisiones estratégicas. La medición de indicadores como el ROI (Retorno de Inversión) o el CAC (Costo de Adquisición de Clientes) permite una evaluación precisa de los resultados y el rendimiento de las acciones emprendidas. Esto ayuda a evitar decisiones basadas en suposiciones o intuiciones, y a enfocarse en datos concretos.
• 3. Aumentan la eficiencia y eficacia de los procesos. Al contar con KPIs, las empresas pueden identificar áreas de mejora y optimizar su rendimiento. Estos indicadores permiten establecer objetivos claros y medibles, lo que facilita la identificación de oportunidades de crecimiento y la implementación de estrategias efectivas. Además, los KPIs permiten realizar un seguimiento constante de los resultados, lo que ayuda a corregir desviaciones a tiempo y a mantener un enfoque en la mejora continua.
• 4. Agilizan la comunicación de resultados, ofreciendo una mejor comprensión y transparencia. Los informes basados en KPIs proporcionan una forma clara y concisa de comunicar los resultados de una empresa. Al utilizar gráficos, tablas y visualizaciones, se facilita la comprensión de la información por parte de diferentes stakeholders. Esto promueve una comunicación más efectiva entre los equipos de trabajo y fomenta la transparencia en la gestión de la empresa.
• 5. Los cuadros de mando permiten tener una visión panorámica de toda la información disponible. Los KPIs se suelen visualizar en cuadros de mando o tableros de control, que brindan una visión general de los indicadores más relevantes. Estas herramientas permiten tener una visión panorámica de la información disponible, lo cual facilita una toma de decisiones rápida y precisa. Al mostrar los datos de manera estructurada y fácil de entender, los cuadros de mando permiten una gestión más eficiente y efectiva de la empresa.

Desafíos al utilizar KPIs en empresas

Los KPIs, o indicadores clave de rendimiento, son herramientas fundamentales para medir el éxito y el progreso de las empresas. Sin embargo, su implementación puede presentar desafíos que es crucial tener en cuenta. A continuación, se mencionan algunos de los desafíos más comunes al utilizar KPIs en empresas:

• Falta de conocimiento sobre qué medir: Muchas empresas cometen errores al establecer KPIs debido a la falta de conocimiento sobre qué métricas deben medir. Es fundamental comprender cómo las métricas dan forma a la estrategia, cómo combinar los resultados de marketing con los objetivos comerciales y cómo sincronizar los datos en el negocio.
• Falta de KPIs específicos para el negocio: Es relevante vincular los KPIs a la estrategia comercial y enfocarse en lo que realmente es clave para el negocio. Muchas empresas recopilan datos de manera esporádica y aplican indicadores clave de rendimiento basados en procesos que no están completamente relacionados con su negocio o sector.
• Microgestión a través de KPIs: Algunas empresas se obsesionan con medir el rendimiento de los empleados y utilizan las métricas como base para recompensas y castigos. Sin embargo, esta microgestión puede sofocar la creatividad y no necesariamente reflejar el verdadero rendimiento de los empleados.
• Olvidar métricas únicas: Es esencial mirar más allá de las métricas “normales” y considerar otras métricas relevantes para el negocio. Esto incluye iniciativas de marketing que no resultaron en negocios, la efectividad de las campañas de generación de leads y el proceso del ciclo de ventas.
• No actuar sobre los resultados de los KPIs: Un error común es no tomar medidas basadas en los resultados obtenidos a través de los KPIs. Es fundamental aprovechar los resultados para mejorar la experiencia del cliente y tomar las medidas correctas.

Para superar estos desafíos, es vital seleccionar los KPIs adecuados y utilizarlos de manera efectiva. Algunas estrategias para hacerlo incluyen:

• Planificar y educarse: Es fundamental tener un plan claro sobre qué métricas se deben medir y cómo se relacionan con la estrategia de la empresa. También es significativo capacitarse y educarse sobre las mejores prácticas en el uso de KPIs.
• Elegir KPIs relevantes: Se deben seleccionar KPIs que estén directamente relacionados con el negocio y la estrategia comercial. Evitar medidas que no aporten información valiosa o que no se puedan vincular directamente con los objetivos de la empresa.
• Usar los KPIs como guía: Los KPIs deben servir como una guía para tomar decisiones y acciones concretas. Es vital no solo medir el desempeño, sino también utilizar esa información para mejorar y ajustar la estrategia de la empresa.
• Comunicar y motivar: Es necesario comunicar los KPIs y sus resultados de manera efectiva a todo el equipo. Establecer una cultura de mejora continua y motivación basada en los resultados obtenidos.

Las mejores prácticas para establecer KPIs efectivas

Definir y medir indicadores de éxito, también conocidos como KPIs, es una habilidad fundamental que deben desarrollar los líderes de negocios para poder supervisar y evaluar el desempeño de sus equipos. Estas métricas cuantificables brindan a tu equipo una forma clara de medir el progreso y establecer objetivos basados en métricas, lo que te permite evaluar si tu estrategia es exitosa o necesita ajustes. Es fundamental definir los KPIs antes de implementar una iniciativa, ya que esto te permitirá dar seguimiento al progreso del KPI de principio a fin.

Un KPI, o indicador clave de desempeño, mide el rendimiento de una actividad o tarea en relación a los objetivos estratégicos definidos previamente. Estos indicadores pueden variar según el departamento de la empresa o tipo de proyecto. Por ejemplo, existen KPIs específicos de ventas, marketing, recursos humanos, finanzas, entre otros. Cada equipo de la empresa trabaja para alcanzar diferentes objetivos, por lo tanto, es lógico que cada equipo defina sus propios KPIs en función de los resultados que desean alcanzar.

Para establecer KPIs efectivas, es esencial tener en cuenta el contexto de tu negocio y los objetivos específicos que deseas lograr. Algunos ejemplos de KPIs de negocio incluyen el margen de utilidad bruta, el retorno de la inversión (ROI), la productividad, la cantidad total de clientes y la rentabilidad recurrente. Si nos centramos en los KPIs de marketing, se pueden evaluar los objetivos a través de indicadores de desempeño como el tráfico web diario. Estos ejemplos son solo algunos de los posibles KPIs, cada empresa o proyecto puede tener sus propios indicadores específicos adaptados a sus necesidades y metas.